Zadatek czy zaliczka – czyli jak zabezpieczyć się przed tortowym ghostingiem
Kiedy tortowe zamówienie staje się horrorem
Wyobraź sobie, że cały tydzień biegasz przy tortach a Twój kalendarz pęka w szwach. Nadchodzi dzień odbioru zamówienia, a tu cisza… Klient znika niczym duch, nie odbiera telefonu, nie odpisuje na wiadomości. Ty zostajesz sama z tortem wielkości stadionu narodowego, którego nie ma szans zjeść nawet cała rodzina przez tydzień. Brzmi znajomo? Jeśli nie, to uwierz, że to scenariusz bardziej realny niż legendy o Yeti.
Właśnie dlatego od początku mojej przygody z tortami stosuję zasadę jasno określonego zadatku. Tak, zadatek! I właśnie dziś zdradzę Ci, dlaczego to właśnie zadatek, a nie zaliczka jest Twoim najlepszym cukierniczym przyjacielem. A skoro już czytasz, to przy tej okazji wspomnę, że warto od razu ściągnąć nasz gotowy szablon zamówienia na tort. Oszczędzisz czas, nerwy i pewnie kilka zmarszczek!
Zadatek czy zaliczka – jaka jest różnica?
To pytanie, które pada na cukierniczych forach bardzo często. Różnica jest prosta, ale kluczowa:
Zadatek: To jak umowa, która mówi: „Hej, traktujemy się poważnie!”. Jeśli klient zrezygnuje z zamówienia, Ty możesz zatrzymać zadatek. Jeśli natomiast to Ty (odpukać!) z jakiegoś powodu nie zrealizujesz zamówienia – zwracasz klientowi podwójną wysokość zadatku. W praktyce oznacza to, że obie strony mają poważny powód, by wywiązać się z ustaleń.
Zaliczka: To po prostu przedpłata, która zawsze podlega zwrotowi. Nawet jeśli klient zrezygnuje dzień przed odbiorem, musisz mu ją oddać. Wtedy, nieststy, zostajesz z przysłowiową ręką w nocniku i w dodatku musisz oddać pieniądze!
Moja zasada 50% zadatku – cukiernicza tarcza antyghostingowa
Od pierwszego dnia prowadzenia tortowego biznesu stosuję zasadę: 50% zadatku, który jest oczywiście bezzwrotny. Brzmi drastycznie? Może i trochę tak, ale przecież cukiernictwo to nie zabawa w piaskownicy! To ciężka praca, długie godziny stania przy piekarniku i często ręczne robienie figurek z masy cukrowej o 2 nad ranem…
Wyraźnie informuję o tej zasadzie klientów od samego początku. Dzięki temu wszyscy wiedzą, na czym stoją. Zadatek blokuje termin w moim kalendarzu, a ja mam pewność, że mogę odmówić kolejnym zamówieniom na ten sam dzień bez obawy, że nagle zostanę na lodzie z piętrowym tortem z flamingiem, który nikomu się już nie przyda.
I wierz mi, jeżeli ktoś naprawdę chce ten wyjątkowy tort z okazji chrzcin, imprezy firmowej czy wesela, nie będzie miał żadnych problemów z wpłatą zadatku. A jeśli ktoś się waha – cóż, chyba lepiej, żeby wahał się teraz niż w dniu odbioru?
Jak to u mnie działa – przejrzyście i na papierze
Wszystkie szczegóły dotyczące zadatku, terminu płatności pozostałych 50% oraz warunków odbioru tortu przekazuję klientom na piśmie. Zawsze i bez wyjątków. Klient dostaje ode mnie jasno rozpisaną umowę o tort, gdzie czarno na białym widać, na czym stoimy. To zdecydowanie zwiększa poczucie bezpieczeństwa klienta, a i ja śpię spokojniej.
Jeśli jesteś subskrybentem Akademii to możesz korzystać z moich szablonów tam dostępnych:
gotowy formularz zamówienia tortu
przykładową umowę o tort
oraz bonus: PDF ze ściągą dla klienta pt. obsługa tortu, tak żeby przeżył do imprezy.
A dlaczego? Bo profesjonalizm zawsze się opłaca, zwłaszcza w biznesie, który jest słodki tylko wtedy, gdy się dobrze zabezpieczysz.
Kiedy NIE brać zadatku? Wyjątki potwierdzające regułę
Oczywiście, zdarzają się wyjątki. U mnie dotyczy to głównie starych, sprawdzonych klientów, którzy nigdy mnie nie zawiedli. To takie osoby, którym mogę zaufać. Dla nich czasem rezygnuję z formalności zadatku, choć dalej dostają ode mnie umowę, tak żeby mieć wszystko na papierze.
Jednak niech to pozostanie wyjątkiem, a nie regułą. Pamiętaj, że prowadzenie biznesu tortowego wymaga zabezpieczeń, które sprawią, że tortowy ghosting będzie tylko miejską legendą.
Co zrobić, kiedy klient próbuje negocjować warunki?
Klienci często lubią negocjować – ale pamiętaj, że dyskusja powinna dotyczyć jedynie wysokości zadatku (czy to będzie 30%, 40%, czy 50%), a nie tego, czy wpłata będzie zadatkiem, czy zaliczką. Zadatek chroni Ciebie przed stratami, a klientowi daje pewność realizacji zamówienia. Najlepiej wyliczyć koszt produkcji tortu (czy innego deseru np słodkiego stołu) przy pomocy naszego kalkulatora do wycen – zadatek powinien pokrywać przynajmniej koszt składników i część Twojej robocizny, żeby w przypadku rezygnacji klienta nie zostać na minusie.
Istnieje wiele powodów, dla których można odmówić klientowi realizacji zamówienia – a odmowa wpłaty zadatku zdecydowanie jest jednym z nich.
Pamiętaj, że jeśli naprawdę tort jest dla nich ważny, to nie powinni mieć problemu z zaakceptowaniem warunków. W końcu zależy Ci na klientach, którzy są tak samo poważni jak Ty wobec własnej pracy.
Dlaczego zabezpieczenie finansowe jest dziś ważniejsze niż kiedykolwiek?
Nie oszukujmy się, składniki drożeją szybciej niż benzyna na stacjach paliw. Jajka, masło, dobrej jakości czekolada – wszystko kosztuje dziś fortunę. A Twoja praca? Przecież też kosztuje, bo czas, jaki poświęcasz na realizację zamówienia, już nigdy do Ciebie nie wróci. Dlatego zabezpieczenie finansowe w postaci zadatku jest bardzo ważne!
Pomyśl o zadatku jako o swojej cukierniczej polisie ubezpieczeniowej. To sposób na uniknięcie nieprzyjemnych sytuacji, gdy zamówienie zostaje odwołane w ostatniej chwili, a Ty zostajesz z wielkim tortem, który przecież trudno sprzedać przypadkowemu przechodniowi na ulicy. Zadatek pokrywa przynajmniej koszty zakupu składników oraz Twojego cennego czasu, który zdążyłaś już poświęcić na przygotowania. W ten sposób minimalizujesz ryzyko finansowe, a przy okazji uczysz klientów szacunku do swojej pracy.
A co z pozostałymi 50% płatności?
Druga część zapłaty powinna być również jasno określona w umowie – ja osobiście proszę o wpłatę najpóźniej tydzień przed odbiorem lub dostarczeniem tortu. Dzięki temu unikam sytuacji, gdy nagle dowiaduję się, że klient zapomniał, że wydał wszystkie pieniądze na sukienkę, garnitur lub nowe buty.
Ten sposób zabezpieczenia również polecam każdemu, kto poważnie podchodzi do swojej działalności cukierniczej. Jasne warunki płatności minimalizują ryzyko niedogadania się i zapewniają Ci spokojny sen.
Jeśli korzystasz z moich szablonów Akademii, zobaczysz, jak łatwo można to wszystko ująć na piśmie, unikając niepotrzebnych nieporozumień i stresu przed realizacją zamówienia.
Jak delikatnie przypominać o wpłacie?
Wiem, że przypominanie o płatnościach bywa niezręczne. Każda z nas chciałaby uniknąć sytuacji, w której musi napisać wiadomość: „Hej, pieniążki gdzie są?”. Ale wcale nie musi to być stresujące! Zawsze możesz stworzyć przyjazny szablon przypomnienia, który wysyłasz automatycznie tydzień przed terminem. Wystarczy napisać coś miłego, w stylu: „Dzień dobry, przypominam o wpłacie pozostałej części za tort – już nie mogę się doczekać, aż zacznę go dla Państwa piec!”.
Klienci zazwyczaj doceniają takie miłe przypomnienia i często od razu regulują płatność. A Ty unikasz sytuacji, w których musisz nerwowo sprawdzać konto w ostatniej chwili.
Czy stosowanie zadatku odstrasza klientów?
To częsta obawa początkujących. „A co, jeśli ktoś zrezygnuje, bo będę wymagać zadatku?”. Odpowiedź jest prosta: jeśli klient rezygnuje na etapie potwierdzania zasad, to może lepiej, żeby zrezygnował już teraz, a nie dzień przed odbiorem tortu!
Uwierz, dobrzy klienci rozumieją, dlaczego stosujesz zadatek. Profesjonalne podejście, klarowne zasady i jasne komunikaty nie tylko ich nie odstraszają, ale wręcz przyciągają. Kiedy pokazujesz, że dbasz o swoją firmę, wzbudzasz u klientów większe zaufanie.
Czy zadatek musi być zawsze 50%?
Nie, nie musi. U mnie akurat zasada 50% działa idealnie, bo jest to kwota na tyle konkretna, że klienci traktują zamówienie poważnie, a ja czuję się bezpiecznie. Ale w Twoim biznesie może być inaczej – ważne, żebyś czuła się komfortowo z kwotą zadatku, jaką ustalasz.
Możesz zdecydować się na 30%, 40% albo nawet 60% – wszystko zależy od specyfiki Twoich klientów, kosztów składników czy wielkości tortów, jakie wykonujesz. Ważne, by suma ta była wystarczająca, żeby pokryć przynajmniej koszty składników i podstawowy nakład pracy w przypadku ewentualnej rezygnacji klienta.
Ale jedna rada ode mnie – trzymaj się ustalonej kwoty konsekwentnie. Klienci lubią jasne zasady, a jeśli zaczniesz stosować różne stawki dla różnych klientów, może powstać chaos, który przyniesie więcej szkód niż korzyści. Dlatego jasno określ swój procent zadatku i nie bój się go stosować!
Jak wygląda sytuacja prawna – czyli zadatek w świetle przepisów
Zadatek regulowany jest przez polski Kodeks Cywilny (art. 394 KC), co oznacza, że nie jest to tylko Twój „cukierniczy wymysł”, ale coś, co chroni zarówno Ciebie, jak i Twojego klienta.
Najważniejsze zasady z kodeksu:
Jeśli klient się wycofa, tracisz zadatek.
Jeśli to Ty nie zrealizujesz zamówienia, oddajesz podwójną kwotę zadatku.
Zadatek MUSI być jasno opisany w umowie – i tu właśnie bardzo przyda się gotowy szablon dostępny w Akademii.
Oczywiście pamiętaj, że prawo może się różnić w zależności od kraju, w którym mieszkasz, dlatego warto upewnić się, jak wygląda to u Ciebie lokalnie.
To naprawdę proste! Trzymaj się tego przepisu jak dobrego przepisu na biszkopt – a unikniesz kłopotów.
Moje doświadczenia – czyli co mi dało wprowadzenie zadatku
Początkowo obawiałam się, że proszenie o zadatek może zniechęcić klientów jednak wcale się tak nie stało! Zauważyłam też, że klienci – zwłaszcza ci nowi, którzy wcześniej mnie nie znali – bardzo pozytywnie reagują, gdy przedstawiam im jasno określone zasady współpracy na piśmie. Profesjonalna umowa i czytelnie opisane warunki dają im poczucie bezpieczeństwa. Wtedy nie ma miejsca na przypadki ani niedomówienia.
Moja rada na koniec…
Jeśli jeszcze tego nie robisz, naprawdę gorąco zachęcam Cię, żebyś wprowadziła zadatek od kolejnego zamówienia. Zobaczysz jak dużo łatwiej będzie Ci planować zamówienia. W końcu nie po ciężko pracujesz w swojej kuchni, żeby stresować się, czy ktoś przyjdzie odebrać swój tort!
Podsumowanie, czyli cukiernicza przypominajka:
Zawsze stosuj zadatek, a nie zaliczkę – chroni on Twoją pracę i budżet.
Jasno informuj klientów o swoich zasadach – najlepiej na piśmie.
Zadatek powinien pokrywać koszty składników i część Twojej pracy.
Bądź konsekwentna – klienci to docenią.
A teraz działaj! Placki same się przecież nie zrobią!
